バカにできない議事録の所要時間
ミーティングに参加すると、議事録を書くことも多いですよね。
山梨県の2019年12月の調査結果では、9市町村で掛かった議事録作成のコストが、時間で約7,305時間、金銭に換算して1,450万円にも渡ったという結果が出ています。
たかが議事録ですが、されど議事録なんですよね。
ひどすぎた前職の職場での議事録
私の前職の日系大手のSIerでは、社内会議でも社外会議でも、議事録を作成することがホントに多かったです。
定例ではホワイトボードに手書き→プリントアウト→スキャン
例えば、社内の毎週のグループ定例。参加しているメンバーで一番下っ端の担当が議事録を書くルールになっていたのですが、そのやり方がひどかったです。
ホワイトボードに水性ペンで手書きでメモを取るのですが、会議終了後にホワイトボードからA4の紙でプリントアウトします。
そして紙で個々のメンバーに配布しても邪魔になるだけなので、オフィスプリンターに行き、紙をスキャンしてPDF化します。
そしてPDFファイルを、共有フォルダにある定例フォルダに、日付を付けて格納します。
これだけで担当者は、毎週のミーティング後に5分余分な時間が掛かってしまいます。
単に手書きの議事録が画像としてPDFになっているだけなので、後からPDFをキーワードで検索することはできません。「あのことを話したのはいつだっけ？」と思い出しながら日付のフォルダをあさり、1個1個PDFを開いてお目当ての議事録を見つけるのです。
重めの社内会議では1時間のミーティングの議事録をワードで1時間掛けて作成
そして入札金額を決定する審査会(社内ではフェーズゲートと呼んでいました)や、システムの設計技術審査会など、部長や本部長が参加するような重めの社内会議では、議事録もしっかりとしたものを作る必要がありました。
こちらも設計の下っ端の担当者が議事録を担当するのですが、1時間のミーティングの議事録を、会議後にMicrosoft Wordに起こして1時間ぐらい掛けて作成します。
そして、だいたいにおいて議事録は上長(課長クラス)によって大幅に手直しされます。担当者は発言内容を細かく書くものですが、上長は決定内容だけ残して他はばっさり切り捨ててしまいます。
例えば、以前の記事で赤字入札のプロジェクトを紹介しましたが、赤字で受注することが後々の監査でバレてしまってはマズイので、そういう議事録は1時間の会議でも議事録が2行だけしかないというときもありました。
そして議事録を紙でプリントアウトして、部長や本部長などの押印をもらってスキャンしたり、バインダーに綴じます。このハンコリレーでまた余分な時間が掛かります。
ミーティングに出ると議事録を書かないといけなくて自分の作業時間が取られてしまうのでなるべく出たくない。これが多くの設計担当者の考えでした。
転職後の職場では驚きのデジタル化
しかし、私が転職して移ってきた会社では議事録の考えがまるっきり違いました。
議事録は、MicrosoftのOne Noteを使って、ミーティングをホスト(主催)している人が書くことが多いです。One Noteはリンクを共有すれば他のメンバーも閲覧や編集ができるので、ミーティングをしながらリアルタイムに議事録ができていくのです。
さらに、One Noteでは同じノートにあるページも見れるので、例えば欠席した会の定例の議事録を見るのも簡単ですし、キーワードで検索することも可能です。
これによって議事録がミーティングのアクションアイテムの整理に共通認識として活用され、「書くのが目的」だった前職の議事録から「call to action」につなげる実りある議事録へと変わっていきます。
たかが議事録、されど議事録。こうしたことの積み重ねでDXができている会社とそうでない会社の差が広がっていくんだなぁと感じた次第です。
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